La dematerializzazione è sempre un vantaggio?
Dematerializzare. Da tempo è uno dei focus di azione della Pubblica Amministrazione, non solo a livello normativo, ma anche come volontà pratica e gestionale della maggior parte dei manager pubblici e principalmente in sanità: è indubbio infatti come “l’ospedale”, col nome più comunemente inteso senza entrare in denominazioni nuove più o meno note, sia il luogo pubblico che produce più documenti e “più carta”!
L’obiettivo delle azioni formative e di consulenza di management che Upend offre ai propri clienti è quello di rendere sempre più efficiente la propria amministrazione aziendale attraverso l’eliminazione dei registri cartacei, maggiore velocità di archiviazione e ricerca dei documenti, la razionalizzazione dei flussi documentali e, quindi, un maggior controllo dei processi e dei carichi di lavoro.
Nel corso di questi anni molti dei nostri clienti hanno ritenuto di progettare ed erogare interventi formativi al fine di aggiornare operatori sanitari ed amministrativi su questo tema poiché, il più delle volte, le scarse competenze di informatica applicata alla gestione aziendale e la scarsa fiducia nelle nuove tecnologie dei dipendenti di staff è conseguenza della mancata applicazione di facili ed efficienti processi di dematerializzazione documentale.
Il metodo di lavoro seguito è stato quindi quello di prevedere interventi formativi di stampo normativo e procedurale, accompagnati dall’analisi di best-practices e momenti di formazione prettamente informatica al fine di rendere gli operatori maggiormente proattivi e competenti: una corretta gestione documentale informatica è risultata la vera base per raggiungere livelli di maggiore efficacia nei processi di digitalizzazione dematerializzati.
Perché quindi porsi la domanda: è sempre un vantaggio?
Non sempre la dematerializzazione si accompagna ad un’efficiente de-burocratizzazione o a uno snellimento procedurale. Se la novità digitale viene accompagnata dall’aumento di richieste, di procedure, di passaggi, di controlli: qual è il vero risvolto di efficacia e semplificazione? Non c’è!
Aumentare i processi digitalizzati non significa solo innovare il proprio lavoro operativo quotidiano; significa anche, e soprattutto, conoscere i vantaggi (economici, temporali e gestionali) che tali nuove practices apportano all’efficacia aziendale: apportando “correttivi digital” funzionanti ed intuitivi, l’immagine e la qualità percepita del servizio erogato migliorano! Nel pubblico come nel privato!
Se da un lato nel pubblico la spinta alla dematerializzazione e digitalizzazione dei processi viene vissuta sotto certi aspetti come “imposizione normativa”, nel settore privato l’imprenditore vede la svolta verso la dematerializzazione come un costo e non come un investimento. Sbagliando.
L’approccio di Upend intende approfondire le criticità e i fattori di successo di una corretta gestione documentale informatica e di una più efficace conservazione e ritrovamento dei documenti stessi, offrendo ai discenti spunti per “lavorare meglio nel proprio quotidiano”.